保险行业信息化透视 （一） - 金融行业 - ITPUB论坛－专业的IT技术社区

wangjia

非常荣幸地全程参与了新华人寿保险公司的SAP项目实施工作，在项目实施过程中感悟颇多。新系统的实施将会给公司的财务工作带来一系列的改进与变革，使全系统的财务核算工作水平及财务管理力度有明显提高。与原有的用友系统相比，SAP系统中对于财务会计模块的改进比较具体，其改进及引起的相关工作的变革主要体现为以下几个方面，希望能与大家分享。
一、系统集中性体现明显，带来公司的管理变革：
1、统一会计科目表，编码规则统一，会计科目主记录的维护由总公司专人进行审核和管理，作到了科目管理的高度集中；公司新的科目设置更符合我国金融保险业会计制度的发展趋势，有利于新华未来的发展；
2、在整个公司内部，实现了客户、供应商、资产、物料主数据信息的共享和数据的一致。以上各类主数据的分类统一，集中维护，为客户、供应商、物料的统一管理和资产的集团采购和管理奠定了基础。
3、MM模块管理集中性的特点非常突出。总公司可以实现对系统内各公司代码物料采购、物料管理系统内的适时监控。
4、月结、年结的操作集中在总公司。开关帐的控制、各模块余额校验、应收应付重组等操作集中在总公司层面，有效规避了月结、年结分散操作的风险。
5、报表管理的集中性。总公司可在系统中查询任意公司代码范围的报表，而且对于各类报表的开发与维护集中在总公司，使全公司范围内的报表格式保持一致，便于报表的查询与各维度的报表分析。集中化管理的实现为公司走向集团化提供了财务平台，财务会计模块集中性管理的实现使得总公司财务部工作量加大，需要增加相关的人员负责各类财务主数据的维护，以审核、批准分支公司有关创建、修改、删除财务信息等一系列请求，并实现系统中的维护。
二、SAP系统提供了比较灵活的财务核算模式，其许多功能是原有系统无法实现的：
1.改变了以往单一通过明细科目进行经济事项的明细核算的方式，可采取多种方式实现不同类型的经济事项的明细核算。例如对于往来科目明细帐可通过客户、供应商的管理来实现明细核算，并可将客户、供应商分为不同的帐户组，针对不同的组采取不同的管理方式；对于投资品种的明细核算也改变原有的对具体的投资品种设置明细科目的做法，各明细的投资品种的区分在特殊分类账中实现等。
2.可灵活定义权限的划分。在SAP中，对科目、供应商、客户等主数据的增减、冻结、删除等操作所涉及的信息维护量非常丰富，可根据不同的需求进行后台的定义，不同的帐户组采用不同的维护权限。还可依据主数据维护的信息量不同，分集团层数据和公司代码层数据，分不同权限进行维护。
3.查询的功能非常强大，可通过报表的查询，下钻到明细帐、再到凭证、到行项目。对于凭证的查询，可按照凭证流进行查询，与一笔经济业务相关的FI凭证、CO凭证、MM凭证可连锁查询，并能下钻，一直可查到最源头的采购定单的信息，非常灵活与方便。
4.会计期间划分与传统的财务系统不同，在SAP中，会计期间除正常12个月会计期间，另有13-16个月特别期间，用来对资产负债表日后事项的处理。总公司可根据实际情况控制会计期间的打开与关闭，以满足核算、对外报表的需要。
5.系统提供了参考凭证、周期性凭证、自动付款等功能，满足财务人员的不同需要。如长期投资折溢价的摊销、定期存款利息的计算等通过新系统的实施可改变原有的手工操作，实现定期自动摊销与计算，减少了投资核算业务的工作量。新系统提供了非常灵活的、强大的核算功能，所以新系统上线后，财务人员应该加强学习，在对系统逐步熟悉的基础上，挖掘其核算、查询的各种功能，使新系统的强大功能能为我们所用，不断提高财务核算与管理水平。
三、财务会计模块具有非常强大的与其他模块的集成性的特点：
1、通过与人力资源模块、业务模块的集成实现了人员主数据、业务数据的共享，实现了有关人力成本、业务数据的相关凭证的自动生成。
2、待摊费用、长期待摊费用、无形资产、在建工程纳入资产模块管理，系统自动进行摊销，加强了摊销费用的管理，并减轻了财务人员的工作量。
3、通过与固定资产模块的集成使固定资产管理部门和财务部门信息共享，加快了信息流转速度，确保数据的一致性 。
4、通过与物料模块的集成加强了公司有价单证、宣传品的管理，实现物料申请、采购、收发货、发票校验、领用、盘盈、盘亏等一系列过程与财务处理过程的集成，真正意义上保证了帐实相符。
5、通过与管理会计模块的集成，在核算时生成财务会计凭证的同时也相应地生成管理会计的凭证，通过会计科目不同字段状态组的设定，对于财务核算的相应信息录入需求进行定义，通过FI凭证的录入获得成本中心、内部定单、获利段、特殊分类帐的相关信息，满足公司内部管理的需要。由于财务模块与其他模块的高度集成性，有些财务凭证是根据人力资源薪资管理人员、办公室物料管理人员的业务操作而自动产生的，因此财务人员在薪资核算、物料用品核算上耗费的精力将会大大减少。
四、SAP系统的使用将使财务工作的前瞻性加强：
1、折旧预测功能使财务人员对于公司资产的折旧和各类摊销费用能够提前预测，便于对各项费用的控制。另外，系统提供了定义多个折旧范围的功能，可同时得到按会计法规定年限、残值率计提折旧、按税法计提折旧和按偿付能力计提折旧等多种信息。
2、原有系统只有月末结帐动作之后才能出具报表，不够灵活，无法实时了解公司损益情况，而SAP克服了这一缺点，在系统中可随时出具报表，进行利润等信息的预测，具有前瞻性。以上阐述了SAP系统给我们的财务核算工作带来的改进和变化，伴随这些改进与变化同时而来的还有以下几个方面值得我们去思考：
一、项目的实施不可避免的会使业务流程发生变化，同时也会影响到人员岗位和职责的变化，甚至引起部分组织结构的调整。如果没有科学的组织管理架构，部门间权责关系不清，职能部门存在互相推委、扯皮的现象，就会延缓效率的提高，影响企业业绩的提升。
二、新系统的实施给我们带来了各业务环节的大财务观念。SAP系统上线后，人力、后勤等部门的任何一个操作或物料移动，除了要将相应的薪资、物料业务正确地操作外，还要准确地影响财务上的各项账目。比如，办公室的物料管理人员在办理出库业务操作的时候，不但要输入准确的成本中心的信息，还要选择正确的内部定单，这样才会生成正确的财务凭证，否则任何一个错误和疏忽，最终都会影响财务处理，并被财务部门核查出来。所以新系统上线后，应加强相关模块人员的培训，保证与财务相关模块业务处理的及时性、准确性，以免给财务核算工作带来负面的影响。
三、伴随财务系统的改变，还要有外部流程与制度的支持。企业必须以积极的态度来分析、处理系统实施带来的变化，对所有变化了的处理流程和管理方式都应在得到管理层认可批准的前提下，配合新系统的实施制定相应的外部流程与规章制度，使企业业务流程、管理流程更加精细化、规范化和制度化，使各部门职责更加明确、科学而合理。
四、公司实施SAP后，企业的业务流程得到了优化，过去手工管理和非集成系统无法实现的管理思想，通过SAP各功能模块顺利实现，管理水平将有所提升。但全公司财务管理水平的全面提高，远远不是一套财务软件可以完全解决的。SAP系统为公司统一的业务流程平台和管理模式提供了载体，还需要系统外制定科学的财务管理体系， 这样才能从整体上提高企业对市场的应变能力，使新系统为企业带来的经济效益日益显现出来。